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La GED redéfinit les stratégies des entreprises sénégalaises
Mise en place en 2016 dans le cadre du Plan Sénégal émergent (PSE) par le gouvernement, la stratégie Sénégal numérique 2025 (SN2025), soutenue par le Programme des Nations unies pour le développement (PNUD), vise à renforcer les performances du pays dans le domaine du numérique. L'objectif initial, fixé à la création de 140 000 emplois directs et indirects d'ici 2025, ainsi qu'à l'augmentation de la contribution du numérique au PIB à 10%, a déjà été atteint. Pour y parvenir, une série de 28 réformes et 69 projets ont été lancés entre 2016 et 2025, avec une mise à jour de la stratégie en 2020.
Depuis vingt ans, l'impact de l'économie numérique se fait sentir, particulièrement dans des secteurs tels que le tourisme, le commerce et les industries créatives, bien qu'un potentiel considérable reste à exploiter. En 2013, une étape pionnière a été franchie avec le lancement de l'Université virtuelle du Sénégal (UVS), une initiative déployée dans toutes les régions du pays, une première en Afrique francophone.
Toutefois, dans leur rapport intitulé "Sénégal numérique et croissance inclusive, une transformation technologique pour plus d'emplois de qualité" (2021), les experts de la Banque mondiale ont souligné de manière critique que de nombreuses entreprises continuent d'utiliser des méthodes manuelles et des technologies pré-numériques pour leurs opérations générales ou spécifiques à leur secteur d'activité. Ils ont noté qu'alors que 30% des grandes entreprises ont adopté l'usage des smartphones, seulement 18% des micro-entreprises informelles en font de même, et seulement 6% ont recours à des logiciels de gestion.
Dans un contexte où la numérisation prend une place croissante, la Gestion Électronique des Documents (GED) devient indispensable pour les entreprises sénégalaises souhaitant rester compétitives. M-Files se démarque comme le choix privilégié, offrant une solution sur mesure adaptée aux spécificités du marché local. M-Files propose une gamme de logiciels de GED parmi les plus performants actuellement sur le marché. Avec le plus bas TCO actuel, ces logiciels GED permettent aux entreprises sénégalaises de respecter les réglementations, de maintenir la qualité et d'augmenter leur productivité. Ils offrent également une extensibilité et une flexibilité inégalées, leur permettant de s'adapter rapidement à de nouveaux contextes avec des coûts compétitifs.
Les avantages de la GED pour les entreprises au Sénégal
• Amélioration de la productivité des entreprises au Sénégal grâce au logiciel de Gestion Electronique des documents.
La gestion électronique de documents (GED) est un système de gestion de l'information qui permet à une entreprise au Sénégal de convertir, stocker, partager et administrer électroniquement tous ses documents. Elle optimise l'efficacité et la productivité en automatisant les processus de gestion documentaire, en simplifiant le partage et l'accès aux documents, tout en renforçant la sécurité et la traçabilité des données.
La GED réduit également les dépenses liées à l'impression, au stockage et à la circulation des documents papier, ainsi qu'à la gestion des archives. Elle favorise également la collaboration entre les collaborateurs et les partenaires externes en permettant un accès instantané aux documents, où qu'ils soient.
Pour déployer une GED efficace, il est crucial de définir précisément les besoins de l'entreprise, de choisir un logiciel approprié, de former le personnel à son utilisation et de mettre en place une politique de gestion documentaire robuste. Il est également primordial de garantir la sécurité des données et de se conformer aux normes et réglementations en vigueur.
La gestion électronique de documents est un outil indispensable pour accroître la productivité en entreprise au Sénégal, en automatisant la gestion documentaire, en facilitant l'accès aux documents et en renforçant la sécurité et la traçabilité des informations.
• Optimisation des dépenses d'impression et de stockage grâce à la Gestion Electronique de Documents (GED).
La Gestion Électronique de Documents (GED) est une solution de gestion de l'information permettant la numérisation, le stockage, le partage et la gestion électronique de toutes sortes de documents d'entreprise. Elle contribue à diminuer les dépenses associées à l'impression et au stockage de documents en substituant les supports papier par des versions numériques.
Grâce à la GED, les entreprises peuvent éliminer les coûts liés à l'achat de papier, d'encre, de toner et à l'entretien des imprimantes. Les documents numériques sont également plus simples à partager et à archiver, réduisant ainsi les coûts de stockage physique.
L'utilisation d'outils de recherche de documents électroniques facilite également la localisation de documents spécifiques, ce qui réduit les temps de recherche et les coûts de gestion des archives. En outre, la GED contribue à minimiser les coûts associés à la gestion et au transport des documents papier.
• Améliorer la collaboration et la communication au sein de l'entreprise grâce à la Gestion Électronique de Documents (GED).
La GED, un outil de gestion de l'information, permet la numérisation, le stockage, le partage et la gestion électronique de tous types de documents d'entreprise. Elle favorise la collaboration et la communication internes en offrant un accès instantané aux documents, quel que soit l'endroit où l'on se trouve.Avec la GED, les employés peuvent aisément échanger des documents, des informations et des idées avec leurs collègues, qu'ils soient dans le même bureau ou à distance. Cette fluidité dans la communication améliore la collaboration entre les membres du personnel, accélérant ainsi les processus décisionnels et la réalisation des tâches.De plus, la GED facilite la collaboration avec les partenaires externes en garantissant un accès sécurisé aux documents nécessaires à une collaboration fructueuse. Cela englobe les partenaires commerciaux, les fournisseurs, les clients, voire même les investisseurs.En résumé, la gestion électronique de documents est un outil indispensable pour faciliter la collaboration et la communication au sein de l'entreprise. Elle assure un accès instantané aux documents, améliore la fluidité de la communication et de la collaboration entre les employés, tout en simplifiant la collaboration avec les partenaires externes.
• La Gestion Électronique de Documents (GED) renforce la sécurité et la gestion des documents sensibles au Sénégal.
En tant qu'outil de gestion de l'information, la GED permet la conversion, le stockage, le partage et la gestion électronique de divers documents d'entreprise, y compris ceux jugés critiques. Elle offre une meilleure maîtrise de l'accès, des modifications et de la suppression de ces documents.Grâce à la GED, les entreprises sénégalaises peuvent définir des niveaux d'accès pour chaque utilisateur et mettre en place des protocoles de sécurité afin de prévenir la perte, le vol ou la divulgation non autorisée de leurs documents critiques. De surcroît, ces documents peuvent être cryptés pour garantir leur confidentialité.La GED permet également de tracer les modifications apportées aux documents sensibles, ce qui facilite la gestion des versions et la traçabilité des changements. Cela permet aux entreprises du Sénégal de maintenir des documents critiques actualisés et sécurisés, répondant ainsi aux exigences réglementaires.
• L'automatisation des processus de gestion de documents au Sénégal est grandement facilitée par la Gestion Électronique de Documents (GED)
Cette solution, couplée à l'IA générative de la GED M-Files, révolutionne la façon dont les documents sont gérés. La GED permet de numériser, stocker, partager et gérer électroniquement tous types de documents d'une entreprise, tout en automatisant les processus de gestion documentaire. En intégrant l'IA générative de la GED M-Files, il devient possible d'interroger les documents PDF via des prompts, rendant ainsi la recherche et l'accès à l'information plus intuitifs et efficaces.
Grâce à la GED, les entreprises sénégalaises peuvent automatiser des tâches telles que la saisie de données, la classification et l'archivage des documents, réduisant ainsi les erreurs et augmentant la productivité. Les processus de traitement de documents, tels que les approbations, les signatures électroniques et les paiements, peuvent également être automatisés, accélérant ainsi les opérations commerciales.
De plus, la GED permet de suivre automatiquement les échéances et les alertes pour les documents critiques, ce qui facilite la gestion des délais et le respect des échéances réglementaires. Cela inclut la gestion des renouvellements de licences, des inspections réglementaires, des contrats à venir et des échéances fiscales.
• Pour une meilleure conformité réglementaire et juridique au Sénégal avec la Gestion Électronique de Documents (GED) de M-Files
La GED, un outil de gestion de l'information, permet de numériser, stocker, partager et gérer électroniquement tous types de documents d'une entreprise, y compris au Sénégal. Elle favorise une meilleure conformité réglementaire et juridique en offrant un contrôle accru et une traçabilité améliorée des documents.
Grâce à la GED M-Files, les entreprises sénégalaises peuvent garantir le respect des normes et des réglementations en vigueur en ayant une meilleure visibilité sur les documents critiques tels que les contrats, les accords et les politiques. Les documents peuvent être archivés de manière sécurisée et classifiés pour répondre aux exigences légales spécifiques.
De plus, la GED M-Files permet de suivre automatiquement les échéances et les alertes pour les documents critiques, facilitant ainsi la gestion des délais et le respect des échéances réglementaires. Cela inclut des alertes pour les renouvellements de licences, les inspections réglementaires, les contrats à venir et les échéances fiscales.
M-Files : Une solution sur mesure pour le marché sénégalais
M-Files à s'adapter spécifiquement aux besoins et aux exigences du marché sénégalais en matière de gestion électronique des documents (GED). En d'autres termes, M-Files est conçu de manière à répondre aux défis particuliers rencontrés par les entreprises sénégalaises lorsqu'elles cherchent à numériser leurs processus documentaires et à les rendre plus efficaces.
Adaptabilité: M-Files est capable de s'adapter aux spécificités du marché sénégalais, que ce soit en termes de réglementations locales, de pratiques commerciales ou de besoins opérationnels uniques.
Personnalisation: La solution M-Files peut être configurée de manière à répondre précisément aux besoins de chaque entreprise sénégalaise, quelle que soit sa taille ou son secteur d'activité.
Efficacité: En se présentant comme une solution "sur mesure", M-Files sous-entend qu'elle offre des fonctionnalités et des capacités qui sont directement alignées sur les défis spécifiques auxquels les entreprises sénégalaises sont confrontées dans leur transition vers la gestion électronique des documents.
Pertinence du marché: En soulignant sa pertinence pour le marché sénégalais, M-Files indique qu'elle prend en compte les particularités locales et les besoins uniques des entreprises opérant dans ce contexte spécifique.
Parmi celles-ci, on compte des acteurs majeurs des secteurs de l'assurance, des télécommunications, des banques, et bien d'autres. Des entreprises telles qu'AMSA Sénégal, Saham Sénégal, Orange et Ecobank font déjà confiance à M-Files pour optimiser leur gestion électronique des documents et leur transition vers le numérique.
La GED avec M-Files - Le Partenaire de Choix pour la Transformation Digitale au Sénégal
Kertys, en tant que représentant exclusif de M-Files, est le leader incontesté en tant qu'intégrateur de solutions informatiques, accompagnant les entreprises africaines grâce à sa présence locale dans leur transformation digitale. Kertys est également le leader du marché dans le développement de logiciels d'archivage, de localisation et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique, couvrant des marchés tels que le Sénégal, la Côte d’Ivoire, le Bénin, le Gabon, le Burkina Faso, le Mali, la Guinée, le Cap-Vert, le Cameroun, Madagascar, la République centrafricaine, la Gambie, la Mauritanie, le Niger, le Rwanda, le Congo-Brazzaville, la République démocratique du Congo et le Togo. En plus de gérer la chaîne de transformation depuis l'archivage jusqu'à la localisation et la gestion électronique des documents, Kertys va au-delà en proposant des solutions de dématérialisation des processus métiers internes. Dans un monde où la numérisation est devenue essentielle pour les entreprises en quête de compétitivité, Kertys se distingue par son expertise inégalée et sa capacité à fournir des solutions sur mesure pour répondre aux besoins spécifiques de chaque marché. Que ce soit pour des entreprises dans les secteurs de l'assurance, des télécommunications, des banques ou d'autres industries, Kertys est reconnu comme le partenaire de choix pour accompagner la transformation digitale et la gestion efficace des documents. Grâce à ses technologies innovantes et à son engagement envers l'excellence, Kertys permet aux entreprises africaines de prospérer dans un environnement de plus en plus numérique
