.svg){kind=small}
Le COVID-19 a obligé toutes les entreprises marocaines et africaines à repenser radicalement leur activité, y compris la gestion des documents et la dématérialisation des process. En fait, c'est précisément à partir de la gestion documentaire que les entreprises peuvent commencer à mettre en œuvre des solutions qui peuvent nous aider à sortir de la crise. Il suffit de savoir lesquelles.
La gestion documentaire, ou la pratique consistant à gérer correctement un document tout au long de son cycle de vie, de son origine à sa conservation, est un aspect de plus en plus important, voire stratégique, des activités des entreprises, surtout lorsqu'il s'agit de gestion de documents électroniques et la dématerialisation des process métiers.
Peu importe le type d'organisation que vous dirigez en 2021 ou même le secteur dans lequel vous opérez, toutes les entreprises sont à leur optimum lorsqu'elles sont à parts égales organisées et efficaces. C'est pourquoi vos processus d'entreprise sont en fin de compte l'une des parties les plus importantes de votre activité au quotidien - ils contribuent à renforcer la durabilité, à encourager la croissance et à faciliter l'atteinte de nouveaux niveaux de performance, tout cela en même temps.
Mais dans le même temps, beaucoup trop d'entreprises ont encore du mal à mener à bien leurs efforts de transformation numérique. Cela est dû en partie à un manque de compréhension de l'importance de ces workflows. C'est, en substance, la raison pour laquelle la gestion des flux de travail est si importante. Elle contribue non seulement à l'efficacité opérationnelle, mais aussi à la création d'un niveau de responsabilité indispensable entre les départements, qui vous sera utile avant, pendant et après la fin de votre transformation digitale et avec le nouvaux mode de travail post-pandémie vise à vis les collaborateurs
Quand une crise peut devenir une opportunité en 2021
En effet, chaque jour, les entreprises marocaines et africaines de tout type doivent gérer de manière efficace et efficiente une grande quantité de documents. Ceci est valable qu'ils doivent rester au sein même de l'entreprise ou qu'ils doivent être envoyés à des tiers. Pour ce faire, c'est-à-dire pour créer un document, le partager et finalement le stocker, il faut un système de gestion documentaire aussi efficace et avancé que possible.
Les avantages de la gestion des documents sont évidents. En particulier :
La réduction des coûts, grâce à une réduction substantielle du flux de documents au sein de l'entreprise. Entre autres, la réduction des coûts n'est pas seulement une conséquence de la plus grande efficacité des procédures, mais elle est aussi et surtout liée à la réduction des erreurs et des gaspillages causés par les retards ou les mauvais processus.
L'inaltérabilité des documents, qui est fondamentale étant donné que l'importance d'un document est étroitement liée à la valeur de l'information qu'il contient, et que cette information doit être protégée au maximum (afin qu'elle ne puisse pas être modifiée). Tout au plus, le document, s'il est modifié, doit l'être de manière à ce que toute modification puisse être tracée et, si nécessaire, éliminée.
La disponibilité des documents, qui ne peut être obtenue que par un système d'archivage ordonné et fonctionnel. Il faut savoir qu'un document est d'autant plus utile qu'il peut être trouvé au moment précis où l'on en a besoin : s'il est trouvé tardivement ou pas du tout, c'est comme si le document n'avait jamais été écrit.
La gestion des documents est une bonne chose, la dématerialisation des process est meilleure.
Grâce à la digitalisation, il est possible de dématérialiser tous les documents de l'entreprise, en remplaçant le papier par des supports digitaux. L'entreprise peut ainsi réaliser des économies, d'une part parce qu'elle ne doit plus utiliser de supports physiques en grande quantité et, menée une transformation digitale au sein de l'entreprise, d'autre part, parce qu'elle n'a plus besoin de prévoir des espaces internes et des structures ad hoc pour l'impression et le stockage d'éléments tels que des dossiers et des étagères, qui sont remplacés par des serveurs et des bases de données.
Il en va de même pour le caractère inaltérable des documents, que la digitalisation garantit en donnant aux entreprises la possibilité de sauvegarder ces documents et d'utiliser des extensions spécifiques qui leur permettent de rester immuables.
Gestion du workflow : Pourquoi vous en avez besoin plus que vous ne le pensez
L'art des workflows : Décomposer les choses :
Pour mieux comprendre à quel point la gestion des workflows est cruciale, vous devez d'abord en apprendre le plus possible sur les workflows eux-mêmes.
À la base, un processus de travail est un système de tâches qui, lorsqu'elles sont regroupées, constituent un certain type de processus opérationnel au sein de votre entreprise. Il s'agit d'une série d'étapes qui sont toutes exécutées dans un ordre particulier, chacune dépendant de l'étape qui la précède.
Les flux de travail sont partout dans le monde des entreprises. Prenez votre processus de recrutement, par exemple. Pour postuler à un poste au sein de votre entreprise, un candidat doit :
- Remplir un formulaire numérique.
- Soumettre sa candidature.
- Cette candidature doit ensuite être reçue.
- Elle est ensuite transmise à un responsable du recrutement pour examen.
- Cette candidature est alors approuvée ou refusée selon les circonstances.
- Le candidat est alors informé s'il a obtenu ou non un entretien.
Vous pouvez penser que le processus d'embauche est aussi simple que "quelqu'un soumet sa candidature et un entretien a lieu à une date ultérieure", mais comme vous pouvez le voir, c'est un peu plus compliqué que cela. Chaque étape de la chaîne est importante, et elle doit se dérouler dans un ordre très précis pour que l'action finale soit prise.
La force de la gestion des workflows par M-Files
La bonne solution de gestion des processus peut littéralement faire gagner des heures à votre personnel en mettant en place des processus basés sur des règles qui automatisent des tâches simples comme l'envoi de modifications de documents ou le renommage de fichiers. Elle peut également contribuer à optimiser les flux de travail qui exigent normalement beaucoup de ressources, comme la gestion des contrats, le traitement des factures et la gestion des dossiers.
Mais si l'on considère qu'il s'agit également d'un moyen viable de stimuler la productivité du personnel et de simplifier la gestion des processus à tous les niveaux grâce à des rapports sur chaque étape de chaque flux de travail, il est facile de comprendre pourquoi ce type d'outil est devenu inestimable pour tant d'organisations.
En fin de compte, il faut reconnaître que les flux de travail sont l'un des nombreux éléments cruciaux de toute entreprise prospère et performante qui opère à l'ère numérique. En tirant parti des meilleures pratiques de gestion des flux de travail, et avec le bon outil de gestion des flux de travail à vos côtés, vous vous mettrez en position de faire plus que simplement gagner du temps et réduire les coûts grâce à l'automatisation. Vous économiserez également des ressources et augmenterez considérablement l'efficacité de tous les services, ce qui pourrait bien être l'avantage le plus important de tous.
