Dématérialisation de la gestion des courriers entrants et sortants du bureau d'ordre au Maroc

Une nouvelle ère de la dématérialisation au Maroc​

A l'heure où tout est digital, où les échanges se multiplient et où l'on assiste à l'avènement d'un back office - Bureau d'ordre pour accompagner la relation client et l'organisation, la dématérialisation des échanges et leur intégration dans un système d'information ergonomique et performant est une priorité essentielle synonyme de performance pour les entreprises.

Dans ce contexte, il devient évident que la dématérialisation des flux de courriers entrants et sortants (factures, commandes, contrats, formulaires, pièces justificatives, etc.) est un facteur important en forte croissance ces dernières années. Surtout pour un volume considérable.

De manière générale, la complexité croissante des opérations, des workflows de travail, les évolutions réglementaires et la nécessité d'optimiser la gestion organisationnelle favorisent la dématérialisation des flux de courrier entrants et sortants. Cette évolution permet également d'améliorer la traçabilité et de mieux prévenir les risques et les fraudes.

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Dans le cadre des mesures prises pour faire face à la pandémie Covid-19, plusieurs entreprises publiques et privés ont procédé à la digitalisation de leur bureau d’ordre et gestion de courriers.

Fort de son expérience dans le domaine de la dématérialisation à l’aide de M-Files, Kertys a œuvré pour lancer une plateforme Collaborative : La Digital Workplace basée sur la solution GED-ECM, M-Files. Cette plateforme, destinée aux entreprises publiques et privés a pour but de les aider à accélérer la dématérialisation et la digitalisation de leurs processus et  workflows métiers.

Conçue sous forme de Hub Applicatif, où le client choisit les applications  K-APPS dont il a besoin, Kertys Digital Workplace propose entre-autres la  K-App Bureau d’ordre qui permet la dématérialisation du traitement des courriers entrants et sortants du bureau d’ordre au sein d’une organisation.

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Nous vous aidons à digitaliser votre bureau d'ordre (gestion de courriers - GEC)

Nous sommes au service des entreprises au Maroc et Afrique dont les activités comprennent la réception quotidienne de documents, sous divers formats par leurs bureau d’ordre. Les documents peuvent être des documents papier, des courriels, des bons de commande, des Factures et des demandes de remboursement, des commentaires de clients, fournisseurs ou tout autre document.

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Une Gestion des courriers facilitée

La gestion des courriers du bureau d’ordre au Maroc est rarement le cœur de métier d’une entreprise. Toutefois, les employés passent beaucoup de temps à traiter, gérer et à contrôler les documents, factures et courriers qui arrivent au bureau d’ordre. Autant de temps et d’énergie qui ne sont pas dépensés à développer l’entreprise.

M-Files propose la gestion électronique automatisée des courriers ( GEC ) d’une manière à la fois simple et efficace qui vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier sans vous noyer dans les tonnes de paperasses que vous recevez chaque jour.

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Automatisation des workflows de gestion des courriers du bureau d'ordre

En général, la digitalisation et la dématérialisation de la gestion de courriers, est un pas important dans une digitalisation plus globale.

En effet, la GEC et la dématérialisation bureau d’ordre au Maroc, est un processus transverse et concerne tous les départements de l’entreprise : ventes, achats, logistique, …De ce fait, la plus part des entreprises profitent de ce processus Quick win avec notre K-APP gestion de courriers, pour se poser les bonnes questions et enchaîner avec la digitalisation d’autres processus. A l’aide de M-Files et la Kertys Digital Workplace  et les K-APPS vous pouvez rapidement et de manière itérative et progressive digitaliser l’ensemble de vos processus métier.

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Quelques fonctionnalités de la gestion des courriers :

• Scan du courrier entrant par le bureau d’ordre
• Acheminement dans les différentes directions et services
• Notion d’affectation et de partage
• Elaboration des courriers sortants à base de modèles prédéfinis
• Workflow de validation de contrôle et de validation des courriers sortants et parapheur électronique
• Signature électronique
• Elaboration de règle de contrôle
• Gestion et archivage des mails entrants et sortants selon des règles automatiques
• Intégration off Office 365 et G-Suite

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