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Une étude du cabinet de conseil WeiserMazars révèle que 87% des directeurs financiers s'appuient encore sur Excel pour établir leur budget. Une autre étude menée par Centage Corporation confirme ce constat, précisant que la moitié de ces DAF estiment avoir besoin d'un meilleur logiciel de planification financière. Alors pourquoi la plupart des entreprises font-elles encore confiance à Excel et quelles sont les limites de cet outil ?
Qu'est-ce qu'un budget ?
Un budget est un plan qui définit la façon dont vous avez l'intention de dépenser votre argent. Ce plan vous permet de déterminer à l'avance si vous disposerez de suffisamment de ressources pour vos investissements futurs. Si toutefois vous n'avez pas assez d'argent, le budget vous permet ainsi de planifier et de hiérarchiser vos dépenses, pour vous concentrer sur les éléments les plus importants selon la Direction générale.
Avant d'aborder ce qui rend la planification budgétaire dans Excel si complexe, il est important de comprendre pourquoi les entreprises s’en remettent encore à Microsoft Excel pour la planification budgétaire. En voici quelques raisons :
Excel est facilement disponible
Toute organisation au Maroc et Afrique, quelle que soit sa taille, dispose de Microsoft Excel. Il est donc facile d'inclure tous les membres de votre équipe et toutes les parties prenantes dans le processus de planification financière et budgétaire, sans que cela ne nécessite des licences supplémentaires.
Excel est un outil familier
Parce qu’il est souvent installé par défaut dans la suite Office, la plupart des utilisateurs sont déjà familiers avec Excel. Ce ne sont peut-être pas des experts, mais ils savent comment naviguer rapidement dans l’interface. Par conséquent, les collaborateurs n'ont pas besoin d'être formés à l'utilisation d'Excel.
Quels sont les défis liés à l'utilisation d'Excel pour la planification budgétaire ?
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les entreprises ne devraient pas utiliser Excel lorsqu’elles établissent leur budget. Voici les principales :
- Forte dépendance à l'égard du créateur : les feuilles de calcul Excel dépendent généralement de la personne qui a construit le budget et qui les actualise chaque année. Lorsque cette personne quitte l'entreprise, cabinet fiduciaire, audit, les membres de son équipe ont toutes les peines du monde à reprendre la main sur ces fichiers et à comprendre leurs logiques.
- Processus chronophage : la modification et la correction des feuilles de calcul Excel sont manuelles, ce qui demande beaucoup de temps aux équipes financières pour actualiser ou ajuster le budget.
- Gestion complexe de fichiers volumineux contenant des références (liaisons) : une difficulté courante dans l'utilisation d'Excel réside dans l’utilisation de feuilles de calculs contenant des références externes depuis ou vers d’autres sources de données. A mesure que le nombre de lignes augmente, ces fichiers sont de plus en plus difficiles à gérer et les risques d’erreurs se démultiplient.
- Un seul utilisateur à la fois : il est difficile pour plusieurs utilisateurs de saisir et d'analyser des données en travaillant de façon simultanée sur le même fichier Excel. Le risque d’erreur augmente alors aussi considérablement.
- Manque de traçabilité des données : sur Excel, il est difficile de contrôler la manière dont les données financières ont été saisies, formatées, stockées et sécurisées. Et des difficultés peuvent également survenir lors de la sauvegarde des données.
- Intégration depuis les systèmes sources : Excel ne se connecte pas de manière transparente aux données sources des systèmes ERP (par exemple SAGE, SAP, Xero, etc.). Dans la plupart des cas, les données doivent être converties dans un format spécifique avant de pouvoir être importées sur un tableur Excel, ce qui entraîne des erreurs humaines.
Transformer votre processus budgétaire en abandonnant Excel
Optimiser vos processus budgétaires en sortant d’Excel est la clé d'une planification plus efficace. Car l’expérience nous prouve qu'Excel présente certains défis pour les financiers d’entreprise : en termes d'erreurs humaines, de qualité, de traçabilité et de sécurité des données, ou encore tout simplement d'efficacité.
Voyons à présent les raisons pour lesquelles un logiciel de planification budgétaire est nécessaire pour établir votre budget.
Avantage 1 : Des projections à long terme pour une planification budgétaire efficace
Un logiciel de planification budgétaire comme LucaNet facilite la gestion des dépenses d'une entreprise. L’outil fournit une projection à long terme des états financiers, permettant ainsi d’identifier à temps les problèmes qui peuvent survenir et de s'adapter en conséquence.
Un logiciel de planification financière assure également la transparence des données et permet aux Directeurs financiers et aux Responsables du contrôle de gestion de suivre et mettre en œuvre des réductions de coûts.
Avantage 2 : Intégration des données provenant de sources multiples
En utilisant une solution compatible avec toutes les sources de données, il n’est plus nécessaire de convertir vos données dans un format spécifique avant de les importer. Vous pouvez collecter vos données directement à partir de leur source, ce qui garantit des données complètes, précises et disponibles en tout temps.
Avantage 3 : Réduction des risques d'erreurs
Alors qu'Excel augmente les risques d'erreurs de calcul (puisque cela repose sur des retraitements manuels), un logiciel financier effectue automatiquement tous les calculs avec précision et en temps voulu.
Avec un logiciel de planification financière, vous remplacez vos tableurs interminables et sujets aux erreurs par un outil budgétaire facile à utiliser. Et grâce à une base de données centrale (la « source unique de vérité »), vous être sûr que les chiffres sont toujours corrects.
Avantage 4 : Sécurité des données conformément à la norme IDW PS 880
Un logiciel de planification budgétaire comme LucaNet est contrôlé, sécurisé et protégé par un mot de passe. Il permet également de définir et d’attribuer des niveaux d’accès et de droits différents selon l’utilisateur. Les informations confidentielles sont ainsi protégées contre tout accès et modification par des personnes non autorisées. La plupart des outils budgétaires sont également basés sur le Cloud avec des fonctions de sécurité supplémentaires qui protègent les données contre les risques tels que les incendies, les inondations et les attaques malveillantes ou cyber-attaques.
Avantage 5 : Efficacité, fiabilité et précision des informations
Un logiciel de planification financière simplifiera votre processus budgétaire et réduira considérablement le temps nécessaire à l’élaboration de votre budget annuel et de vos prévisions périodiques, tout en apportant plus de granularité, de confiance et de fiabilité. Comme il n'y a qu'une seule base de données, toutes les modifications apportées sont automatiquement intégrées dans l'ensemble du budget, ce qui rend la création du budget plus facile et plus rapide.
Résumé : comment transformer votre planification budgétaire
Un logiciel de planification budgétaire simplifie et rationalise à coup sûr le processus de planification financière. Il fait gagner un temps considérable par rapport à la création manuelle de budget sur Excel, permettant aux équipes financières de se consacrer à des activités à valeur ajoutée. Les entreprises y gagnent également un sérieux avantage concurrentiel, en disposant d’une connaissance plus approfondie de leurs données et d’une plus grande agilité pour réagir aux évolutions actuelles et futures de leurs marchés. La sécurité, le contrôle, la fiabilité et la précision des données financières sont considérablement améliorés grâce à un logiciel de planification budgétaire.
LOGICIEL DE PLANIFICATION FINANCIÈRE
